Virtual Event เป็นการจำลองสภาพแวดล้อมของงานอีเวนต์ที่จัดขึ้นจริง แล้วย้ายขึ้นมาอยู่บนโลกออนไลน์ โดยอาจเป็นส่วนขยายของอีเวนต์ที่เกิดขึ้นจริง หรือจัดขึ้นเป็นแบบอีเวนต์เดี่ยวๆ Virtual Event ถูกพัฒนามาจากรูปแบบไลฟ์สตรีมที่เรียบง่าย สู่รูปแบบการสร้างสภาพแวดล้อมเสมือนจริง ที่สามารถปรับแต่งได้ตามความต้องการ เหมาะทั้งการจัดงานขนาดใหญ่ที่มีผู้ร่วมงานจากหลายประเทศ หรืองานขนาดเล็กที่อาจไม่จำเป็นต้องใช้สถานที่จริงในการจัดงานก็ได้
ด้วยข้อดีของ Virtual Event ที่เห็นได้ชัดคือช่วยประหยัดต้นทุน โดยเฉพาะค่าสถานที่ ในขณะที่ยังสามารถดึงคนเข้างานได้จำนวนมากจากทั่วทุกมุมโลก การปรับเปลี่ยนรูปแบบทำได้อย่างรวดเร็ว และยังสามารถออกแบบเชื่อมโยงแพลตฟอร์มอีคอมเมิร์ซเพื่อสร้างยอดขายได้ทันที ที่สำคัญการจัดงานแบบในลักษณะนี้ยังช่วยให้ผู้ประกอบการทุกระดับมีศักยภาพสามารถจัดงานแสดงสินค้าของตัวเอง โดยไม่จำเป็นต้องบริษัทขนาดใหญ่เนื่องจากต้นทุนการจัดถูกกว่าออฟไลน์มาก
Virtual Event ถูกพัฒนามาจากรูปแบบไลฟ์สตรีมที่เรียบง่ายสู่รูปแบบการสร้างสภาพแวดล้อมเสมือนจริงที่สามารถปรับแต่งได้ตามความต้องการ ซึ่งนักวางแผนอีเวนต์สามารถสร้างผลตอบรับที่ดีจากการใช้ประโยชน์ Virtual Event ในรูปแบบที่แตกต่างกันออกไป
การไลฟ์สตรีม (Live streaming) เป็นการใช้แพลตฟอร์มออนไลน์ที่สามารถบันทึกและถ่ายทอดออกอากาศพร้อนกันแบบเรียลไทม์ ปัจจุบันการไลฟ์สตรีมมีสัดส่วนเป็นจำนวนมากถึงกว่าสองในสามของปริมาณการใช้อินเทอร์เน็ตทั้งหมด และคาดว่าตัวเลขนี้จะเพิ่มขึ้นถึงร้อยละ 82 ภายในปี 2563 ซึ่งในอุตสาหกรรมอีเวนต์มีการใช้งานไลฟ์สตรีมด้วยเช่นกัน เนื่องจากเนื้อหาแบบไลฟ์ที่ได้รับความนิยมมากที่สุดเป็นอันดับสอง คือ การพูดบรรยาย การประชุม งานคอนเสิร์ตและเทศกาลต่างๆ โดยมีสัดส่วนการรับชมอยู่ที่ร้อยละ 43 ของไลฟ์คอนเทนท์ทั้งหมด
เว็บบินาร์ (Webinar) คำที่ใช้เรียก Web-Based Seminar แบบสั้นๆ หรือสามารถแปลได้ว่า “การสัมมนาผ่านเว็บไซต์” ซึ่งสามารถใช้ในการรนำเสนอ (Presentation) การบรรยาย (Lecture) การประชุมเชิงปฏิบัติการ (Workshop) หรือการสัมมนา (Seminar) โดยใช้แพลตฟอร์มซึ่งเป็นซอฟต์แวร์ที่ช่วยการบริหารการประชุมผ่านวิดีโอและส่งข้อมูลผ่านช่องทางออนไลน์เป็นหลัก Webinar
อีเวนต์สภาพแวดล้อมเสมือนจริง (Virtual Environment Event) เป็นการจำลองสภาพแวดล้อมทั้งหมดเพื่อให้มีความคล้ายคลึงกับสถานที่จริง ซึ่งงานอีเวนต์ประเภทนี้ถูกสร้างขึ้นจากการผสมเทคโนโลยีต่างๆ เช่น ไลฟ์แชท (Live chat) เว็บบินาร์ (Webinar) วีดีโอสตรีมมิ่ง (Video streaming) และการสร้างภาพกราฟฟิกแทนตัวเอง (Avatar graphics) เข้าด้วยกัน ทำให้งานอีเวนต์ประเภทนี้สามารถมีประสิทธิภาพที่คล้ายคลึงกับอีเวนต์ในโลกจริง
เทคโนโลยีที่จำเป็นสำหรับ Virtual Event
หนึ่งในคำถามขององค์กรที่ต้องการทำ Virtual Event คือหากต้องการทำนั้นเทคโนโลยีที่จำเป็นนั้นมีอะไรบ้าง หลายคนอาจมองว่าต้องมีอินเทอร์เน็ตความเร็วสูง กล้อง คอมพิวเตอร์ หรืออะไรอีกมากมาย ซึ่งในความเป็นจริงแล้วทั้งหมดที่พูดถึงนั้น อาจเรียกรวมกันว่า VIRTUAL SOLUTION และเพราะโควิด-19 ทำให้คนไทยต้องปรับตัวใช้งานไอทีเกิดความคุ้นเคยกับเทคโนโลยีออนไลน์มากขึ้นและได้ประโยชน์ในการใช้ชีวิต เป็นแนวโน้มที่พฤติกรรมใหม่แบบ New Normal จะยังคงเปลี่ยนแปลงและคงอยู่ต่อไปเป็น Next Normal ในอนาคต โดย Virtual Event คือหนึ่งในเทรนด์หลักของยุคนิวนอร์มอล ปัจจุบันมี VIRTUAL SOLUTION เกิดขึ้นมามากมายในตลาด แต่ละตัวมีจุดเด่นจุดด้อยที่แตกต่างกัน ซึ่งเราต้องศึกษาให้ดีว่าเหมาะกับอีเวนต์ กลุ่มเป้าหมาย หรือโจทย์ที่ตั้งไว้หรือไม่
โดยเราวิธีที่ดีที่สุดในการเลือกว่าเทคโนโลยีใดที่เหมาะกับอีเวนต์ของเรา คือการทดลองใช้งานจริงกับอีเวนต์ที่มีการจัดขึ้นจริงเพื่อปรับใช้กับอีเว้นต์ของเราให้เหมาะสมและสมบูรณ์แบบมากที่สุด
ข้อมูลกลุ่มเป้าหมาย : ข้อมูลพื้นฐานของผู้เข้าร่วมงานแต่ละคนล้วนแล้วแต่มีความสำคัญในการวางแผนกิจกรรมทุกประเภท แต่ว่าการจัดงานแบบ Virtual Event ทางผู้จัดงานจำเป็นต้องคำนึงถึงเรื่องความแตกต่างของเวลาในแต่ละภูมิภาค และแพลตฟอร์มการจัดงานที่เป็นที่นิยมและเข้าถึงได้ของกลุ่มเป้าหมาย
อุปกรณ์ที่สมบูรณ์ : ควรมีอุปกรณ์ต่างๆ และประสิทธิภาพอินเทอร์เน็ตที่เหมาะสมและเพียงพอต่อการถ่ายทอดเสียงและวิดีโอในแบบคุณภาพสูง เนื่องจากวิดีโอเหล่านี้เป็นสิ่งหลักที่ผู้เข้าร่วมงาน Virtual Event จะได้สัมผัสตลอดตั้งแต่ต้นจนจบ
ทีมงานมืออาชีพ : อีกส่วนที่สำคัญไม่แพ้อุปกรณ์และระบบ คือต้องมีทีมงานที่ชำนาญในด้านต่างๆ ได้แก่
Producer ทำหน้าที่ควบคุมความต่อเนื่องของงานอีเวนต์โดยรวม และมีความเข้าใจวิธีการสร้างอีเวนต์ให้ผู้ชมมีปฏิสัมพันธ์และสามารถโต้ตอบกับผู้ชมได้
บุคลากรด้านเทคโนโลยี โดยต้องมีความพร้อมตลอดการทำอีเวนต์ตั้งแต่ต้นจนจบ เพื่อที่จะแก้ไขปัญหาได้อย่างรวดเร็วที่สุด
Operators ผู้มีความรู้วิธีการควบคุมอุปกรณ์ต่างๆ เช่น กล้อง และสามารถตัดสินใจเลือกมุมหรือจุดที่จะถ่ายทอดสิ่งที่เกิดขึ้นในงานหลัก เพื่อให้ผู้ที่เข้าชมงานอยู่ในโลกเสมือนจริงได้รับประสบการณ์ที่ดีที่สุด
ที่มาของข้อมูล https://www.techhub.in.th/virtual-event-in-new-normal-v2/?fbclid=IwAR1qdPeoySsM0K7hE7qrwI_rXbqagNgLDtq3ebhGobRxpn5u7eOWwLA2Wyw